Курс повышения квалификации:
Документооборот и архив. Современные технологии автоматизации, управление эффективностью

В  результате посещения курса по документообороту и архиву участники:

Знают:

• Правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления

• Правила и регламенты организации документооборота в компании
• Правила обработки основных документопотоков
• Правила формирования и оформления дел в текущем делопроизводстве
• Правила формирования и оформления дел при сдаче в архив
• Условия создания архива организации в организациях с различной структурой

Умеют:

• Организовывать работу с документопотоками организации и схему документооборота
• Составлять и разрабатывать  номенклатуру дел
• Организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации
• Контролировать  правильное формирование, хранение, и сдачу дел в архив
• Использовать перечень документов
• Оформлять дела постоянного, долговременного сроков хранения

• Знакомятся с опытом  накопленным ведущими российскими и зарубежными компаниями
• Находят решения, которые нужны вашей компании в данный момент
• Получают информацию и консультацию от ведущих экспертов в области делопроизводства , документооборота и архивного дела
• Могут получить Удостоверение о повышении квалификации.

Документооборот в структуре организации управления

• Понятие документооборота  (ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
• Документооборот в структуре организации управления
• Регламентация документооборота в организации
• Принципы и правила  организации документооборота
• Правила обработки входящих, исходящих и внутренних документов
• Организация работы по регистрации, контролю, учету, хранению документов
• Организация работы с документами в структурных подразделениях
• Роль службы ДОУ в организации документооборота
• Методика качественного и количественного анализа  объемов документооборота
• Маршрутизация документопотоков
• Регистрация документов и создание информационно-поисковой системы
• Организация документооборота в условиях внедрения системы электронного документооборота
• Контроль исполнения документов
• Организация документооборота в условиях внедрения системы электронного документооборота

Автоматизация  документооборота

•   Переход на обмен электронными документами
•   Нормативное регулирование применения электронного документа и электронной подписи
•   Преимущества электронного документооборота
•   Внедрение электронного документооборота
•   Система электронного документооборота
•   Понятие Workflow (поток работ)
•   Автоматизация контроля над ходом исполнения документов
•   Электронный документооборот СЭД

Формирование и оформление дел в текущем делопроизводстве

•   Понятие номенклатуры дел, ее нормативное закрепление
•   Правила формирования и оформления дел в текущем делопроизводстве
•   Порядок формирования и оформления дел с указанием специфики формирования отдельных категорий дел
•   Виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления
•   Разработка номенклатуры дел организации
•   Правила оформления номенклатуры дел, заполнение граф номенклатуры дел
•   Правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией
•   Использование номенклатуры дел исходя из структуры организации
•   Организация работы по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации.
•   Разработка номенклатуры дел структурного подразделения
•   Правила оформления номенклатуры дел
•   Заполнение граф номенклатуры дел
•   Правила согласования, подписания, утверждения номенклатуры дел
•   Порядок внесения изменений в номенклатуру дел
•   Правила применения Перечней со сроками хранения при составлении номенклатуры дел
•   Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для  последующего хранения
•   Контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела

Организация  формирования дел, их архивного хранения и уничтожения документов

• Передача дел в архив организации
• Правила передачи дел в архив организации
• Правила формирования и оформления дел при сдаче в архив
• Осуществление контроля за  правильным формированием, хранением, и сдачей дел в архив

Хронологическо-структурная систематизация дел

•   Анализ фактического содержания имеющихся в деле документов при определении сроков их хранения
•   Проверка сроков хранения документов
•   Организация работы по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации
•   Формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения

Использование перечня документов

•   Критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них
•   Порядок использования типовых или ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов

Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения

•   Техническая обработка и полное оформление дел постоянного и временного сроков хранения
•   Оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения
•   Оформление обложки дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с требованиями государственных стандартов
•   Правила размещение дел в архивохранилище и условия их хранения
•   Выдача дел из архива
•   Проверка наличия и состояния документов архива

Составление описей дел

•   Систематизация документов внутри дела
•   Обеспечение сохранности и защиты документов организации
•   Понятие описи дел, виды описей
•   Порядок составления описей для различных категорий дел
•   Составление внутренней описи дел для особо ценных документов
•   Составление описи дел постоянного,  долговременного сроков хранения
•   Составление описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами

Порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии

•   Оформление документов экспертной комиссией
•   Порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии
•   Составление и утверждение протокола работы экспертной комиссии
•   Составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению

Правила уничтожения документов с истекшими сроками хранения

•   Составление и утверждение акта о выделении документов не подлежащих хранению
•   Правила уничтожения документов, с истекшими сроками хранения
•   Подготовка Акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению