Курс секретаря | Центр обучения специалистов

Курс повышения квалификации:
Профессиональный секретарь: персональный ассистент — личный помощник руководителя

Секретарь – одна из самых востребованных профессий на рынке труда. В ней ценится ответственность, организованность, пунктуальность, исполнительность. Хотите стать «правой рукой» руководителя, незаменимым и квалифицированным помощником? Пройдите курс повышения квалификации «Профессиональный секретарь» и повысьте свои компетенции и профессиональный уровень во всех аспектах работы секретаря! Вы узнаете новые приемы планирования рабочего времени руководителя, научитесь эффективно работать с документами, освоите основы архивного дела для секретаря, составления документации, овладеете методами эффективной коммуникации с руководителем и посетителями и др.

Ближайшие даты:

Подробнее о курсе Ознакомиться с ценами

Получить спецпредложение

Длительность курса: 5 дней (40 ак.часов)
Даты:
27.08.2018-31.08.2018
01.10.2018-05.10.2018
Место проведения: Москва, ул. Садовническая, 5
Формат обучения: Курс повышения квалификации
Выдаваемый документ: Удостоверение о повышении квалификации
Стоимость: от 28405 руб.

Информация о курсе

В результате курса «Профессиональный секретарь» Вы:

  • Станете незаменимым помощником руководителя и первоклассным специалистом секретарского дела
  • Умеете обеспечивать продуктивную работу и жизнедеятельность современного офиса
  • Понимаете практику договорной работы, основы делопроизводства и документирования
  • Аккуратно и грамотно работаете с документами и конфиденциальной информацией
  • Правильно расставляете приоритеты при планировании рабочего дня руководителя и эффективно используете технические средства для организации графиков работы руководителя
  • Умело организуете деловые мероприятия и совещания
  • Эффективно выстраиваете взаимоотношения с руководителем и коллегами, правильно понимаете и полно выполняете поручения
  • Умеете работать в условиях многозадачности, управлять своим эмоциональным состоянием и стрессами, конфликтными ситуациями
  • Владеете навыками делового этикета и делового протокола
  • Получаете все необходимые компетенции для эффективной работы секретарем-помощником руководителя

Курс «Профессиональный секретарь» подходит для целевых аудиторий:

  • Секретари-помощники руководителей
  • Секретари-референты
  • Секретари-администраторы
  • Секретари на ресепшн
  • Офис-менеджеры
  • Секретари подразделений
  • Ассистенты отделов
  • Все заинтересованные специалисты

Нормативно-методическая база ДОУ регламентирующая деятельность секретаря

  • Законодательные акты Российской федерации
  • ГОСТы по делопроизводству
  • Унифицированная система организационно-распорядительной документации
  • Требования к бланкам документов
  • Требования к реквизитам, придающим юридическую силу документам
  • Регламентация правил оформления документов в организации

Правила составления документов

  • Требования к составлению организационных документов
  • Требования к составлению распорядительных документов (отличие приказа от
  • Распоряжения, правила издания указаний и постановлений, акты)
  • Требования к составлению докладных и объяснительных записок

Документооборот в структуре организации управления

  • Понятие документооборота, его отличие от делопроизводства
  • Регламентация документооборота в организации
  • Показатели документооборота
  • Методы обследования документооборота
  • Принципы и правила организации документооборота

Систематизация и оперативное хранение документов

  •  Понятие формирования дел
  •  Правила формирования документов в дела
  •  Порядок формирования дел
  •  Передача дел в архив

Представительская функция секретаря

  • Корпоративные правила, приемы и стандарты в работе секретаря
  • Имидж секретаря. Выбор собственного стиля
  • Одежда и аксессуары деловой женщины. Dresscode
  • Этикет и имидж в деловом общении

Деловое общение для секретаря

  • Коммуникации в деловом общении
  • Взаимодействие с клиентами, партнерами
  • Правила настроя на собеседника.    Невербальные коммуникации. Язык тела
  • Невербальный канал общения. Лицо. Мимика. Жесты. Позы
  • Работа с голосом (тембр, тон, четкость, темп речи, интонации)
  • Типы клиентов и виды обращения к ним

Прием и распределение телефонных звонков организации

  • Основные требования этикета к ведению делового телефонного разговора
  • Перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам организации.
  • Регистрация поступающих звонков
  • Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону
  • Звонки входящие и исходящие. Сохранение и передача информации. Информирование по телефону
  • Планирование и подготовка к телефонной беседе
  • Бланки для учета звонков и их использование для информационной работы
  • Техники вопросов и активного слушания
  • Установление контакта с собеседником , поддержание и развитие деловой беседы в процессе телефонных переговоров
  • Как сгладить конфликтные и сложные ситуации в телефонном общении?

Организация работы с посетителями организации

  •  Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками
  •  Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации
  •  Подготовка к встрече деловых партнеров
  •  Чай-кофе для посетителей. Когда предлагать чай-кофе? Порядок обслуживания и сервировки?
  •  Сервировка чайного (кофейного) стола
  •  Приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки)

Основы конфликтологии

  • Отработка навыков общения при конфликтных ситуациях
  • Алгоритм поведения в конфликтной ситуации

Взаимоотношения с руководителем и  коллегами

  • Особенности должностной позиции секретаря в коллективе
  • Зачем и как соблюдать субординацию?
  • Взаимодействие секретаря с руководителем

Кто он, идеальный секретарь — помощник?

  • Профессиональный стандарт секретаря-помощника руководителя. Как «читать» профстандарт?
  • Трудовые функции, которые должен выполнять профессиональный секретарь-помощник

Организация офиса и рабочего места секретаря

  • Порядок на рабочем месте. Правила поддержания порядка на рабочем столе секретаря
  • Организация приемной офиса в соответствии с требованиями эргономики и культуры труда
  • Оборудование рабочего места оргтехникой, персональным компьютером, вспомогательной техникой

Протокол. Правила составления и оформления протокола совещаний/собраний

  • Алгоритм составления и оформления протокола
  • Правила составления текста протокола, применение официально-делового стиля в тексте
  • Перевод прямой речи в косвенную речь, типичные ошибки
  • Обобщение результатов, правильное формулирование выводов по вопросам повестки дня
  • Правила оформления подписи на протоколе
  • Понятие и оформление документа «Выписка из протокола»
  • Придание юридической силы выписке из протокола
  • Примеры оформления протоколов
  • Правила хранения протоколов

Организация совещаний и других конферентных мероприятий

  • Этапы подготовки совещаний/переговоров/деловых встреч
  • Как составлять повестку дня?
  • Составление программы конферентного мероприятия. Как быстро составить программу мероприятия?

Создание эффективной системы контроля исполнения поручений

  • Контроль и его виды
  • Как добиться того, чтобы поручения исполнялись? Принципы эффективной системы исполнения и контроля поручений
  • Эффективная коммуникация как неотъемлемая часть системы контроля исполнения поручений
  • Формирование аналитической отчетности об исполнении поручений. Как понять, есть ли проблемы в исполнительской дисциплине?

Основы управления временем и тайм-менеджмент

Принципы планирования рабочего времени

  • Принцип Парето в реалиях современной организации
  • Метод Альпы. Резервирование времени для непредвиденных ситуаций
  • Как правильно расставлять приоритеты и определять очередность выполнения поручений? Как научиться выделять важное и срочное? Матрица Эйзенхауэра
  • Word как инструмент планирования рабочего времени руководителя. Шаблоны в Word
  • Excel как инструмент планирования рабочего времени руководителя. Шаблоны в Excel
  • Функционал Календаря Google для ведения графика руководителя
  • Microsoft Outlook для ведения расписания руководителя
  • Использование интеллект-карт (mind-maps)  в тайм-менеджменте
  • Современные компьютерные и мобильные программы-планировщики. Их возможности и функционал

Оформление планировщика времени

Организация командировок руководителя

  • С чего начать подготовку к командировке руководителя?
  • Бронирование гостиниц. Заказ трансфера. Покупка авиабилетов

Ведение базы контактов руководителя

  • Систематизация контактов руководителя. Критерии систематизации.
  • Обновление базы контактов руководителя. Когда следует делать upgrade базы данных?

Мобильные и компьютерные программы-помощники

  • Современные офисные и мобильные программы для повышения эффективности работы секретаря
  • Хранение данных в “облаке”: функционал облачных сервисов и преимущества
  • Онлайн фото-редакторы для секретаря
  • Инфографика как современный способ представления данных. Как легко сделать красивую и качественную инфографику? Сервисы по созданию инфографик
  • Microsoft Word на 100%: полезные и новые функции в привычном текстовом редакторе
  • Резервное копирование данных как необходимость. Что нужно знать о резервном копировании секретарю?

Электронная деловая переписка

  • Принципы и правила деловой электронной переписки
  • Шрифты и оформление делового электронного письма
  • Шаблоны деловых электронных писем – как облегчить себе жизнь и не навредить репутации компании?
  • Структура делового письма: систематизируем все, что необходимо написать
  • Приветствие в деловом письме: как произвести положительное впечатление с первых слов?
  • Заключительные  формулы вежливости с деловом письме
  • Речевые формулы и клише для конкретных видов писем

Тренеры и преподаватели

Cосновая Анна Владимировна

  • Руководитель бизнес школы секретарей и помощников руководителя. Бизнес-тренер
  • Автор статей в журналах «Секретарь-референт» и «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Задать вопрос лектору

Доронина Лариса Алексеевна

  • Ведущий специалист России в области документационного обеспечения управления
  • Эксперт Совета по профессиональным квалификациям офисных специалистов
  • Автор лучших учебников и учебных пособий по делопроизводству,  документообороту и архивному делу

Задать вопрос лектору

Тетерина Татьяна Николаевна

  • Бизнес-тренер. Коуч. Член международной Ассоциации коучей ICTA
  • Спикер профильных конференций для секретарей и бизнес-ассистентов

 

Задать вопрос лектору

Вы получаете

авторский раздаточный материал

канцелярские принадлежности

система групповых и корпоративных скидок*

Возможно проведение семинара в корпоративном формате и в форме вебинара

Предусмотрены скидки для групп от 2-х и более человек

Расчет Вашей цены на обучение

Количество участников:

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Больше? Выберите

Дата проведения:

Дополнительно:

Базовая цена =
28405
Итоговая цена =
28405
В стоимость входит:

  • Участие в курсе
  • Пакет участника: блокнот, ручка, рабочая тетрадь
  • Именной сертификат участника
  • Кофе-паузы в течение обучения
  • Материалы и презентации курса в электронном виде