Курс повышения квалификации:
Курс «Руководитель секретариата»

В результате прохождения курса «Руководитель секретариата» Вы:

• эффективно управляете своими лидерскими и управленческими компетенциями
• знаете и четко понимаете основы управления по бизнес-процессам, а также концепцию бережливого офиса
• умеете контролировать и оценивать результаты выполнения задач, имеете представление о современных инструментах для контроля сотрудников
• используете основы делового этикета для повышения репутации вашей компании
• организуете эффективный документооборот в вашей организации
• умело ведете телефонные переговоры с клиентами и партнерами
• знаете правила и стандарты офисного гостеприимства при приеме партнеров и клиентов
• правильно ведете протоколы собраний и совещаний, а также оформляете их по правилам
• организуете конферентные мероприятия на 5+
• умело управляете своим временем и временем руководителя, а также, учите тайм-менеджменту секретарей
• владеете инструментами планирования временем
• эффективно и грамотно ведете электронную переписку

Личная эффективность руководителя секретариата

• Эффективность и успешность управленческой деятельности
• Что влияет на эффективность руководителя?
• Профессионально значимые управленческие компетенции
• Личностные качества идеального лидера. Кто он, идеальный руководитель?
• Роли руководителя. Сферы компетенций руководителя
• Диагностика индивидуального стиля управления
• Модель ситуационного лидерства
• Оценка эффективности руководителя

Концепция «Бережливый офис»

• Инструменты бережливого офиса. Система 5S
• Бизнес-процессы. Управление по бизнес-процессам
• Моделирование и документирование рабочих бизнес-процессов
• Стандартизация и регламентация деятельности. Регламенты и стандарты для работы персонала
• Структура регламента. Что обязательно должен содержать хороший регламент?
• Контрольные показатели эффективности KPI
• Количественные критерии KPI
• Качественные критерии KPI

Система постановки задач и контроль за их выполнением

• Приоритетность задач
• Контроль. Контур контроля
• Принципы и методы контроля и оценки результатов
• Ориентируемся на результат, а не на процесс
• Система контроля эффективности сотрудников
• Решения и инструменты для контроля работы сотрудников
• Чек листы
• Обратная связь. Принципы конструктивной обратной связи
• Конструктивная критика
• Решения для управления задачами

Деловой Этикет. Корпоративные правила, приемы и стандарты в работе секретаря

• Этикет и имидж в деловом общении
• Деловой этикет и его основные принципы
• Имидж. Выбор собственного стиля
• Оформление внешности делового человека
• Манеры поведения

Эффективный документооборот в организации

• Документооборот в структуре организации управления
• Регламентация документооборота в организации
• Принципы и правила организации документооборота
• Функции службы ДОУ в организации документооборота

Работа с документопотоками организации

• Правила обработки основных документопотоков
• Схемы документооборота
• Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства
• Показатели эффективности документооборота
• Показатели документооборота
• Методы обследования документооборота

Система контроля исполнения документов в организации

• Понятие контроля и его виды
• Задачи службы ДОУ в системе управления и контроля в организации
• Технологии организации контроля в организации
• Общие требования к срокам исполнения документов и контрольным функциям службы документационного обеспечения
• Регламентирующие документы в контроле исполнения
• Контроль прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа)

Деловое общение и основы конфликтологии

• Коммуникации в деловом общении
• Развитие навыков самопрезентации и презентации своей компании
• Развитие коммуникативных навыков
• Взаимодействие с клиентами, партнерами
• Правила настроя на собеседника. Установление и поддержание контакта при личном общении
• Невербальные коммуникации. Язык тела
• Взаиморасположение в пространстве
• Невербальный канал общения
• Лицо. Мимика. Жесты. Позы
• Голос как инструмент (тембр, тон, четкость, темп речи, интонации)

Основы конфликтологии

• Отработка навыков общения при конфликтных ситуациях
• Навыки общения с клиентом: опоздавшим, ожидающим своей очереди, пришедшим без предварительного согласования, предъявляющим претензии вашей компании
• Алгоритм поведения в конфликтной ситуации
• Методы защиты от манипуляторов. Как ответить с достоинством?

Прием и распределение телефонных звонков организации

• Основные требования этикета к ведению делового телефонного разговора
• Перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам организации. Первые действия при приеме звонка, переадресация звонков
• Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону
• Планирование и подготовка к телефонной беседе
• Бланки для учета звонков и их использование для информационной работы
• Техники вопросов и активного слушания
• Установление контакта с собеседником, поддержание и развитие деловой беседы в процессе телефонных переговоров
• Использование технических и программных средств для проведения голосовой или видео конференцсвязи

Организация работы с посетителями организации. Офисное гостеприимство

• Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками
• Прием посетителя. Подготовка к встрече
• Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации
• Чай-кофе для посетителей. Когда предлагать чай-кофе? Порядок обслуживания и сервировки?
• Сервировка чайного (кофейного) стола. Правила организации кофе-пауз
• Приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки)

Протокол. Правила составления и оформления

• Алгоритм составления и оформления протокола
• Правила составления текста протокола
• Правила составления текста протокола, применение официально-делового стиля в тексте
• Перевод прямой речи в косвенную речь, типичные ошибки
• Обобщение результатов, правильное формулирование выводов по вопросам повестки дня
• Правила оформления подписи на протоколе
• Доведение протокола до исполнителей
• Понятие и оформление документа «Выписка из протокола»
• Придание юридической силы выписке из протокола
• Примеры оформления протоколов
• Нумерация протоколов
• Технология контроля исполнения заданий, зафиксированных в протоколе
• Контроль за исполнением решений, постановлений
• Применение бумажной технологии
• Применение автоматизированных систем управления
• Правила хранения протоколов
• Сроки хранения протоколов
• Оформление протокола в номенклатуре дел

Кто он, идеальный секретарь-помощник?

• Профессиональный стандарт секретаря-помощника руководителя. Как «читать» профстандарт?
• Трудовые функции, которые должен выполнять профессиональный секретарь-помощник

Организация совещаний и других конферентных мероприятий

• Этапы подготовки совещаний/переговоров/деловых встреч
• Как составлять повестку дня?
• Составление программы конферентного мероприятия. Как быстро составить программу мероприятия?
• О чем необходимо помнить во время мероприятия? Подготовка помещения, оформление явочных листов, организация кофе-пауз и др.

Создание эффективной системы контроля исполнения поручений

• Контроль и его виды
• Что и как нужно контролировать?
• Как добиться того, чтобы поручения исполнялись? Принципы эффективной системы исполнения и контроля поручений
• Эффективная коммуникация как неотъемлемая часть системы контроля исполнения поручений
• Формирование аналитической отчетности об исполнении поручений. Как понять, есть ли проблемы в исполнительской дисциплине?
• Подручные инструменты в арсенале помощника. Какие программы помогут вести мониторинг исполнения поручений?

Основы управления временем и тайм-менеджмент

Принципы планирования рабочего времени

• Принцип Парето в реалиях современной организации
• Метод Альпы. Резервирование времени для непредвиденных ситуаций
• Как правильно расставлять приоритеты и определять очередность выполнения поручений? Как научиться выделять важное и срочное? Матрица Эйзенхауэра
• Word как инструмент планирования рабочего времени руководителя. Шаблоны в Word
• Excel как инструмент планирования рабочего времени руководителя. Шаблоны в Excel
• Функционал Календаря Google для ведения графика руководителя
• Microsoft Outlook для ведения расписания руководителя
• Использование интеллект-карт (mind-maps) в тайм-менеджменте
• Современные компьютерные и мобильные программы-планировщики. Их возможности и функционал

Оформление планировщика времени

Организация командировок руководителя

• С чего начать подготовку к командировке руководителя?
• Бронирование гостиниц. Заказ трансфера. Покупка авиабилетов

Ведение базы контактов руководителя

• Систематизация контактов руководителя. Критерии систематизации.
• Где хранить базу контактов руководителя? Особенности хранения базы контактов в бумажном и электронном виде
• Обновление базы контактов руководителя. Когда следует делать upgrade базы данных?

Мобильные и компьютерные программы-помощники

• Современные офисные и мобильные программы для повышения эффективности работы секретаря
• Хранение данных в “облаке”: функционал облачных сервисов и преимущества
• Онлайн фото-редакторы для секретаря
• Инфографика как современный способ представления данных. Как легко сделать красивую и качественную инфографику? Сервисы по созданию инфографик
• Microsoft Word на 100%: полезные и новые функции в привычном текстовом редакторе
• Резервное копирование данных как необходимость. Что нужно знать о резервном копировании секретарю?

Электронная деловая переписка

• Принципы и правила деловой электронной переписки
• Шрифты и оформление делового электронного письма
• Шаблоны деловых электронных писем – как облегчить себе жизнь и не навредить репутации компании?
• Структура делового письма: систематизируем все, что необходимо написать
• Приветствие в деловом письме: как произвести положительное впечатление с первых слов?
• Заключительные формулы вежливости с деловом письме
• Речевые формулы и клише для конкретных видов писем