Курс «Руководитель секретариата» | Центр обучения специалистов

Курс повышения квалификации:
Курс «Руководитель секретариата»

Курс «Руководитель секретариата» подходит для тех, кто хочет повысить свою квалификацию, а также, обучать администраторов, офис-менеджеров, секретарей-помощников руководителя. Программа курса составлена в соответствии с профессиональным стандартом «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» утвержденным Приказом Минтруда России от 6 мая 2015 года № 276 н.

Подробнее о курсе Ознакомиться с ценами

Получить спецпредложение

Длительность курса: 5 дней
Даты:
25.12.2017-29.12.2017
12.03.2018-16.03.2018
28.05.2018-01.06.2018
Место проведения: Москва, ул. Садовническая, 5
Формат обучения: Курс повышения квалификации
Выдаваемый документ: Удостоверение о повышении квалификации
Стоимость: от 28405 руб.

Информация о курсе

В результате прохождения курса «Руководитель секретариата» Вы:

  • эффективно управляете своими лидерскими и управленческими компетенциями
  • знаете и четко понимаете основы управления по бизнес-процессам, а также концепцию бережливого офиса
  • умеете контролировать и оценивать результаты выполнения задач, имеете представление о современных инструментах для контроля сотрудников
  • используете основы делового этикета для повышения репутации вашей компании
  • организуете эффективный документооборот в вашей организации
  • умело ведете телефонные переговоры с клиентами и партнерами
  • знаете правила и стандарты офисного гостеприимства при приеме партнеров и клиентов
  • правильно ведете протоколы собраний и совещаний, а также оформляете их по правилам
  • организуете конферентные мероприятия на 5+
  • умело управляете своим временем и временем руководителя, а также, учите тайм-менеджменту секретарей
  • владеете инструментами планирования временем
  • эффективно и грамотно ведете электронную переписку

Курс подходит для:

  • руководителей секретариата
  • директоров подразделений секретариата
  • руководителей службы ресепшена
  • секретарей-помощников руководителей
  • офис-менеджеров

Личная эффективность руководителя секретариата

  • Эффективность и успешность управленческой деятельности
  • Что влияет на эффективность руководителя?
  • Профессионально значимые управленческие компетенции
  • Личностные качества идеального лидера. Кто он, идеальный руководитель?
  • Роли руководителя. Сферы компетенций руководителя
  • Диагностика индивидуального стиля управления
  • Модель ситуационного лидерства
  • Оценка эффективности руководителя

Концепция «Бережливый офис»

  • Инструменты бережливого офиса. Система 5S
  • Бизнес-процессы. Управление по бизнес-процессам
  • Моделирование и документирование рабочих бизнес-процессов
  • Стандартизация и регламентация деятельности. Регламенты и стандарты для работы персонала
  • Структура регламента. Что обязательно должен содержать хороший регламент?
  • Контрольные показатели эффективности KPI
  • Количественные критерии KPI
  • Качественные критерии KPI

Система постановки задач и контроль за их выполнением

  • Приоритетность задач
  • Контроль. Контур контроля
  • Принципы и методы контроля и оценки результатов
  • Ориентируемся на результат, а не на процесс
  • Система контроля эффективности сотрудников
  • Решения и инструменты для контроля работы сотрудников
  • Чек листы
  • Обратная связь. Принципы конструктивной обратной связи
  • Конструктивная критика
  • Решения для управления задачами

Деловой Этикет. Корпоративные правила, приемы и стандарты в работе секретаря

  • Этикет и имидж в деловом общении
  • Деловой этикет и его основные принципы
  • Имидж. Выбор собственного стиля
  • Оформление внешности делового человека
  • Манеры поведения

Эффективный документооборот в организации

  • Документооборот в структуре организации управления
  • Регламентация документооборота в организации
  • Принципы и правила организации документооборота
  • Функции службы ДОУ в организации документооборота

Работа с документопотоками организации

  • Правила обработки основных документопотоков
  • Схемы документооборота
  • Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства
  • Показатели эффективности документооборота
  • Показатели документооборота
  • Методы обследования документооборота

Система контроля исполнения документов в организации

  • Понятие контроля и его виды
  • Задачи службы ДОУ в системе управления и контроля в организации
  • Технологии организации контроля в организации
  • Общие требования к срокам исполнения документов и контрольным функциям службы документационного обеспечения
  • Регламентирующие документы в контроле исполнения
  • Контроль прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа)

Деловое общение и основы конфликтологии

  • Коммуникации в деловом общении
  • Развитие навыков самопрезентации и презентации своей компании
  • Развитие коммуникативных навыков
  • Взаимодействие с клиентами, партнерами
  • Правила настроя на собеседника. Установление и поддержание контакта при личном общении
  • Невербальные коммуникации. Язык тела
  • Взаиморасположение в пространстве
  • Невербальный канал общения
  • Лицо. Мимика. Жесты. Позы
  • Голос как инструмент (тембр, тон, четкость, темп речи, интонации)

Основы конфликтологии

  • Отработка навыков общения при конфликтных ситуациях
  • Навыки общения с клиентом: опоздавшим, ожидающим своей очереди, пришедшим без предварительного согласования, предъявляющим претензии вашей компании
  • Алгоритм поведения в конфликтной ситуации
  • Методы защиты от манипуляторов. Как ответить с достоинством?

Прием и распределение телефонных звонков организации

  • Основные требования этикета к ведению делового телефонного разговора
  • Перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам организации. Первые действия при приеме звонка, переадресация звонков
  • Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону
  • Планирование и подготовка к телефонной беседе
  • Бланки для учета звонков и их использование для информационной работы
  • Техники вопросов и активного слушания
  • Установление контакта с собеседником, поддержание и развитие деловой беседы в процессе телефонных переговоров
  • Использование технических и программных средств для проведения голосовой или видео конференцсвязи

Организация работы с посетителями организации. Офисное гостеприимство

  • Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками
  • Прием посетителя. Подготовка к встрече
  • Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации
  • Чай-кофе для посетителей. Когда предлагать чай-кофе? Порядок обслуживания и сервировки?
  • Сервировка чайного (кофейного) стола. Правила организации кофе-пауз
  • Приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки)

Протокол. Правила составления и оформления

  • Алгоритм составления и оформления протокола
  • Правила составления текста протокола
  • Правила составления текста протокола, применение официально-делового стиля в тексте
  • Перевод прямой речи в косвенную речь, типичные ошибки
  • Обобщение результатов, правильное формулирование выводов по вопросам повестки дня
  • Правила оформления подписи на протоколе
  • Доведение протокола до исполнителей
  • Понятие и оформление документа «Выписка из протокола»
  • Придание юридической силы выписке из протокола
  • Примеры оформления протоколов
  • Нумерация протоколов
  • Технология контроля исполнения заданий, зафиксированных в протоколе
  • Контроль за исполнением решений, постановлений
  • Применение бумажной технологии
  • Применение автоматизированных систем управления
  • Правила хранения протоколов
  • Сроки хранения протоколов
  • Оформление протокола в номенклатуре дел

Кто он, идеальный секретарь-помощник?

  • Профессиональный стандарт секретаря-помощника руководителя. Как «читать» профстандарт?
  • Трудовые функции, которые должен выполнять профессиональный секретарь-помощник

Организация совещаний и других конферентных мероприятий

  • Этапы подготовки совещаний/переговоров/деловых встреч
  • Как составлять повестку дня?
  • Составление программы конферентного мероприятия. Как быстро составить программу мероприятия?
  • О чем необходимо помнить во время мероприятия? Подготовка помещения, оформление явочных листов, организация кофе-пауз и др.

Создание эффективной системы контроля исполнения поручений

  • Контроль и его виды
  • Что и как нужно контролировать?
  • Как добиться того, чтобы поручения исполнялись? Принципы эффективной системы исполнения и контроля поручений
  • Эффективная коммуникация как неотъемлемая часть системы контроля исполнения поручений
  • Формирование аналитической отчетности об исполнении поручений. Как понять, есть ли проблемы в исполнительской дисциплине?
  • Подручные инструменты в арсенале помощника. Какие программы помогут вести мониторинг исполнения поручений?

Основы управления временем и тайм-менеджмент

Принципы планирования рабочего времени

  • Принцип Парето в реалиях современной организации
  • Метод Альпы. Резервирование времени для непредвиденных ситуаций
  • Как правильно расставлять приоритеты и определять очередность выполнения поручений? Как научиться выделять важное и срочное? Матрица Эйзенхауэра
  • Word как инструмент планирования рабочего времени руководителя. Шаблоны в Word
  • Excel как инструмент планирования рабочего времени руководителя. Шаблоны в Excel
  • Функционал Календаря Google для ведения графика руководителя
  • Microsoft Outlook для ведения расписания руководителя
  • Использование интеллект-карт (mind-maps) в тайм-менеджменте
  • Современные компьютерные и мобильные программы-планировщики. Их возможности и функционал

Оформление планировщика времени

Организация командировок руководителя

  • С чего начать подготовку к командировке руководителя?
  • Бронирование гостиниц. Заказ трансфера. Покупка авиабилетов

Ведение базы контактов руководителя

  • Систематизация контактов руководителя. Критерии систематизации.
  • Где хранить базу контактов руководителя? Особенности хранения базы контактов в бумажном и электронном виде
  • Обновление базы контактов руководителя. Когда следует делать upgrade базы данных?

Мобильные и компьютерные программы-помощники

  • Современные офисные и мобильные программы для повышения эффективности работы секретаря
  • Хранение данных в “облаке”: функционал облачных сервисов и преимущества
  • Онлайн фото-редакторы для секретаря
  • Инфографика как современный способ представления данных. Как легко сделать красивую и качественную инфографику? Сервисы по созданию инфографик
  • Microsoft Word на 100%: полезные и новые функции в привычном текстовом редакторе
  • Резервное копирование данных как необходимость. Что нужно знать о резервном копировании секретарю?

Электронная деловая переписка

  • Принципы и правила деловой электронной переписки
  • Шрифты и оформление делового электронного письма
  • Шаблоны деловых электронных писем – как облегчить себе жизнь и не навредить репутации компании?
  • Структура делового письма: систематизируем все, что необходимо написать
  • Приветствие в деловом письме: как произвести положительное впечатление с первых слов?
  • Заключительные формулы вежливости с деловом письме
  • Речевые формулы и клише для конкретных видов писем

Тренеры и преподаватели

Cосновая Анна Владимировна

  • Руководитель бизнес школы секретарей и помощников руководителя. Бизнес-тренер
  • Автор статей в журналах «Секретарь-референт» и «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Задать вопрос лектору

Доронина Лариса Алексеевна

  • Ведущий специалист России в области документационного обеспечения управления
  • Эксперт Совета по профессиональным квалификациям офисных специалистов
  • Автор лучших учебников и учебных пособий по делопроизводству,  документообороту и архивному делу

Задать вопрос лектору

Тетерина Татьяна Николаевна

  • Бизнес-тренер. Коуч. Член международной Ассоциации коучей ICTA
  • Спикер профильных конференций для секретарей и бизнес-ассистентов

 

Задать вопрос лектору

Пшенко Александр Владимирович

  • Заведующий кафедрой «Документоведения и ДОУ» института информационных систем управления ГУУ
  • Член «Гильдии управляющих документацией»

Задать вопрос лектору

Вы получаете

авторский раздаточный материал

канцелярские принадлежности

система групповых и корпоративных скидок*

Возможно проведение семинара в корпоративном формате и в форме вебинара

Предусмотрены скидки для групп от 2-х и более человек

Расчет Вашей цены на обучение

Количество участников:

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Больше? Выберите

Дополнительно:

Базовая цена =
28405
Итоговая цена =
28405
В стоимость входит:

  • Участие в курсе
  • Пакет участника: блокнот, ручка, рабочая тетрадь
  • Именной сертификат участника
  • Кофе-паузы в течение обучения
  • Материалы и презентации курса в электронном виде