Курс повышения квалификации:
Курс «Секретарь-помощник руководителя»

Цели курса «Секретарь -помощник руководителя»:

• Усовершенствовать компетенции профессиональных помощников руководителя
• Научиться применять основы этикета согласно ситуациям
• Узнать основы целеполагания и тайм-менеджмента
• Овладеть техниками избежания конфликтов и управления эмоциями
• Освоить навыки делового общения с руководителем, бизнес-партнерами, клиентами
• Уметь управлять своим имиджем
• Развить навыки телефонного общения

Имидж секретаря

• Имидж секретаря и его влияние на имидж компании
• Внешний вид и стиль поведения
• Стиль секретаря: костюм, обувь, аксессуары, макияж, прическа, парфюмерия

Культура поведения и служебный  этикет

• Современные принципы и функции бизнес-этикета
• Влияние бизнес-этикета на корпоративный имидж компании
• Основы профессиональной этики и делового этикета

Деловое общение

• Управление коммуникацией
• Вербальные и невербальные коммуникации
• Как профессионально слушать?
• Методы активного слушания
• Как управлять процессом общения с помощью вопросов?
• Эффективное поведение в конфликтных ситуациях
• Как правильно выбрать стратегию поведения в конфликтной ситуации?
• Способы предупреждения конфликтов

Офисное гостеприимство для секретаря-помощника руководителя

• Когда и как предлагать чай-кофе? Требования к посуде. Как разносить и расставлять чай-кофе, посуду, сахар и др.?

Секретарь и телефон. Телефонный этикет

• Основные правила телефонного этикета
• Звонки входящие и исходящие. Схема ответа на звонки
• Формы приветствий и представлений. Деловой тон
• Проблемные разговоры по телефону. Анализ проблемной ситуации
• Основные типы собеседников
• Психологические приемы ведения деловой беседы и телефонного общения

  Взаимодействие с руководителем

• Эмоциональный настрой на работу
• Партнерские отношения
• Толерантность как основная компетенция

Составление и оформление протокола совещаний и собраний

• Алгоритм составления и оформления протокола совещаний и собраний
• Заголовочная часть протокола
• Правила оформления заголовочной части протокола
• Содержательная часть протокола, текст
• Оформляющая часть протокола
• Правила оформления Повестки дня, основные ошибки, допускаемые при оформлении и составлении Повестки дня
• Оформление «Явочного листа»
• Правила составления текста протокола, применение официально-делового стиля

Кто он, идеальный секретарь-помощник?

• Профессиональный стандарт секретаря-помощника руководителя. Как «читать» профстандарт?
• Трудовые функции, которые должен выполнять профессиональный секретарь-помощник

Организация совещаний и других конферентных мероприятий

• Этапы подготовки совещаний/переговоров/деловых встреч
• Как составлять повестку дня?
• Составление программы конферентного мероприятия

Основы управления временем и тайм-менеджмент

• Целеполагание в работе секретаря
• Принципы планирования рабочего времени
• Принцип Парето в реалиях современной организации
• Метод Альпы. Резервирование времени для непредвиденных ситуаций
• Как правильно расставлять приоритеты и определять очередность выполнения поручений? Как научиться выделять важное и срочное? Матрица Эйзенхауэра
• Word как инструмент планирования рабочего времени руководителя. Шаблоны в Word
• Excel как инструмент планирования рабочего времени руководителя. Шаблоны в Excel
• Функционал Календаря Google для ведения графика руководителя
• Microsoft Outlook для ведения расписания руководителя
• Использование интеллект-карт (mind-maps) в тайм-менеджменте
• Современные компьютерные и мобильные программы-планировщики. Их возможности и функционал

Оформление планировщика времени

Создание эффективной системы контроля исполнения поручений

• Контроль и его виды
• Что и как нужно контролировать?
• Как добиться того, чтобы поручения исполнялись? Принципы эффективной системы исполнения и контроля поручений
• Эффективная коммуникация как неотъемлемая часть системы контроля исполнения поручений
• Формирование аналитической отчетности об исполнении поручений. Как понять, есть ли проблемы в исполнительской дисциплине?
• Подручные инструменты в арсенале помощника. Какие программы помогут вести мониторинг исполнения поручений?

Мобильные и компьютерные программы-помощники

• Современные офисные и мобильные программы для повышения эффективности работы секретаря
• Хранение данных в “облаке”: функционал облачных сервисов и преимущества
• Онлайн фото-редакторы для секретаря
• Инфографика как современный способ представления данных. Как легко сделать красивую и качественную инфографику? Сервисы по созданию инфографик
• Microsoft Word на 100%: полезные и новые функции в привычном текстовом редакторе
• Резервное копирование данных как необходимость. Что нужно знать о резервном копировании секретарю?

Организация командировок руководителя

• С чего начать подготовку к командировке руководителя?
• Бронирование гостиниц. Заказ трансфера. Покупка авиабилетов.

Ведение базы контактов руководителя

• Систематизация контактов руководителя. Критерии систематизации.
• Где хранить базу контактов руководителя? Особенности хранения базы контактов в бумажном и электронном виде
• Обновление базы контактов руководителя. Когда следует делать upgrade базы данных?

Электронная деловая переписка

• Принципы и правила деловой электронной переписки
• Шрифты и оформление делового электронного письма
• Шаблоны деловых электронных писем – как облегчить себе жизнь и не навредить репутации компании?
• Структура делового письма: систематизируем все, что необходимо написать
• Приветствие в деловом письме: как произвести положительное впечатление с первых слов?
• Заключительные формулы вежливости с деловом письме
• Речевые формулы и клише для конкретных видов писем