Семинар:
Подготовка, проведение и протоколирование деловых мероприятий

В результате семинара слушатели:

• Могут выбирать удобную форму ведения протокола совещаний в зависимости от целей и задач организации
• Владеют алгоритмом составления текстов протоколов
• Умеют грамотно организовывать совещания, собрания и переговоры, знают этапы подготовки
• Знают нормы делового этикета и офисного гостеприимства при приеме посетителей

Этапы подготовки, организации и проведения деловых мероприятий

• Роль секретаря-помощника на деловом мероприятии
• Функциональные обязанности помощника руководителя при организации, проведению и обслуживанию конферентных мероприятий
• Почему на деловом мероприятии важна подготовка и идеальная организация?
• Этапы подготовки совещаний, собраний, переговоров и деловых встреч
• Повестка дня. Распространенные ошибки в написании повестки дня
• Как оповещать участников совещания?
• Составляем чек-лист подготовки к конферентному мероприятию
• Интеллект – карта-памятка подготовки деловых мероприятий

Офисное гостеприимство. Работа с гостями и посетителями

• Встреча гостей и посетителей. Основные правила этикета для секретаря
• Ситуация ожидания. Как обеспечить комфорт гостю, если необходимо подождать?
• Правила рассадки участников
• Чай/кофе. Правила подачи чая/кофе, кондитерских изделий
• Кому за кем подавать угощение? Этикетные правила подачи чая/кофе
• Нюансы в сервировке стола. Как подаются вода и стаканы?
• Схема-образец рассадки участников совещания
• Маршрутный лист «Кому за кем подавать угощение»
• Памятка по подаче чая/кофе/кондитерских изделий

Протокол совещания: виды протоколов и их отличия

• Что такое протокол совещания? Цели и задачи
• Виды протоколов и их отличия, цели и задачи
  • Протоколы заседаний коллегиальных органов
  • Протокол записи деловой беседы
  • Протокол о результатах переговоров
  • Протоколы договорного типа
  • Протоколы заседаний и совещаний, проводимых руководителем
  • Протоколы заседаний постоянных и временных комиссий

Правила составления и оформления протоколов совещания

• Полные и краткие протоколы: отличия
• Оформление протоколов по ГОСТу. Обязательные реквизиты протоколов
• Части протоколов: заголовочная часть, повестка дня, содержательная часть
• Алгоритм составления и оформления протокола
• Правила оформления подписи на протоколе
• Автоматизированные решения для протоколирования. Онлайн-протоколирование
• Доведение решений протокола до исполнителей
• Технология контроля исполнения заданий и решений
• Шаблоны кратких и полных протоколов
• Схемы составления и перечень реквизитов протоколов